Recruiting Basics: Wen oder was suchen Sie eigentlich?

Das Anforderungsprofil
Was ist überhaupt ein Anforderungsprofil und wozu braucht man das?
Es ist die Grundlage zu Beginn eines Recruitingprozesses, um zielgerichtet neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter finden können. Auch aus anderen Prozessen wie Projektmanagement oder Qualitätsmanagement kennen wir es, sich im Vorfeld zu überlegen wo die Reise hingehen soll. Warum diese bewährte Methodik nicht auch im Recruiting anwenden? Sie bringt Klarheit, Entscheidungshilfe und Effizienz in den Prozess.  Als Unternehmen minimieren Sie so das Risiko von kostenintensiven Fehlbesetzungen.

Die folgende Abbildung zeigt die Oberbegriffe eines Anforderungsprofils

Doch es geht noch viel weiter in die Tiefe. Denn bei der Analyse eines Anforderungsprofils werden folgende Fragen gestellt:

  • Welche Tätigkeiten/Aufgaben soll die Person ausführen?
  • Unter welchen Rahmenbedingungen arbeitet die Person?
  • Was sind die erfolgskritischen Situationen im Rahmen dieser Tätigkeit?
  • Welche Fähigkeiten/Kompetenzen/Fachwissen werden zur Bewältigung benötigt?
  • Wie verhält sich jemand, der die Position erfolgreich inne hat?

Hier können Gespräche mit der Führungskraft und/oder eines jetzigen Stelleninhabers hilfreich sein. Die Prämissen sind relativ einfach, es erfordert aber etwas Übung. Doch es lohnt sich, die Zeit zu investieren, denn die holen Sie im weiteren Prozess ohne Schwierigkeiten wieder raus. Die Beantwortung der Fragen fällt leichter, wenn man sich die erfolgskritischen Situationen vor Augen führt: Ein Kundenkontakt, eine Verhandlungssituation oder eine  arbeitssicherheitsrelevante Situation. In jeder Situation fragen Sie sich, was tut jemand, der diese Situation erfolgreich bewältigt.

Im nächsten Schritt können Sie auf Basis erfolgreicher Verhaltensweisen, Kompetenzen und Qualifikationen für die Stelle ermitteln.

Ein Praxisbeispiel
Am Beispiel einer technischen Service-Kraft im Außendienst verdeutliche ich das Vorgehen.

 Aufgaben

  • Anlagenbegehung
  • Übernahme der Hausherrenfunktion
  • Baustellenbetreuung (Instandhaltung, Modernisierung, Neubau)
  • Koordination und Beaufsichtigung von Fremdfirmen
  • Beaufsichtigung der Einhaltung von Arbeitssicherheitsregeln

Rahmenbedingungen

  • Fährt jeden Morgen von zu Hause alleine zum Einsatzort
  • Hauptkommunikationsmittel mit Chef und Kollegen ist Telefon und Mail
  • Fährt bis zu 30.000 Km dienstlich Auto pro Jahr
  • Bei Fehlverhalten besteht entsteht mindestens ein wirtschaftlicher Schaden, ggf. Regressansprüche, ggf. Schäden an der Infrastruktur, ggf. können Menschenleben in Gefahr sein
  • Rufbereitschaft

Beispiele für erfolgskritisches Verhalten

  • Organisiert sich und seine Arbeit selbstständig
  • Inspiziert zuverlässig und eigenverantwortlich die Anlagen
  • Erkennt Wartungs- und Instandhaltungsbedarf und leitet dafür notwendige Maßnahmen ein
  • Führt Einweisungen der Dienstleister vom Gärtner bis zur Spezialfirma durch
  • Richtet Arbeitsstellen gemäß der Vorgaben ein
  • Beaufsichtigt Fremdfirmen und stellt die Qualität sicher
  • Hält sich an Verordnungen und weißt andere auf Fehlverhalten hin
  • Setzt die Einhaltung von Qualitäts- und Sicherheitsstandards durch
  • Übernimmt bereitwillig Rufbereitschaft und ist im Krisenfall erreichbar

Basierend auf diesen Verhaltensweisen können nun Kompetenzen abgeleitet werden, die Sie in eine Ausschreibung aufnehmen können. Dies könnten zum Beispiel folgende sein: selbstständige Arbeitsweise, Kommunikationsfähigkeit, Durchsetzungsfähigkeit.

Meine Empfehlung ist für einfache Tätigkeiten maximal drei Softskills aufnehmen, für Positionen, die eine Fachausbildung/relevantes Studium benötigen fünf und für Führungspositionen sieben Softskills. Dies hält die Stellenausschreibung übersichtlich und zwingt Sie, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren.

Wenn Sie jetzt denken, dass das alles sehr aufwändig ist, dann kann ich Ihnen versprechen, dass Sie mit der Zeit Übung bekommen und schneller werden. Außerdem wiederholt sich die Besetzung bestimmter Positionen, sodass Sie Dinge immer wieder verwenden können. Es gibt auch ähnliche Positionen, sodass Sie das Rad nicht jedes Mal neu erfinden müssen. Sie könnten sich jedoch auch die Zeit nehmen und einmal diesen Prozess für alle Standardpositionen, die Sie immer wieder besetzen müssen, durchgehen. Damit bringen Sie nicht nur Einheitlichkeit in den gesamten Recruitingprozess, z.B. wenn mehrere Personen Auswahlgespräche im Unternehmen führen, sondern Sie haben auch etwas auf das Sie schnell zurückgreifen können.

 

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