Recruiting Basics: Gute Gesprächsvorbereitung ist die halbe Miete

Wir alle kennen das. Es gibt so Tage, da rennen wir von einem Termin zum nächsten. Zig ungeplante Anrufe, Emails und Anfragen prasseln auf uns ein und dann ist da noch der Termin für ein Vorstellungsgespräch, welches Sie mit einem Kandidaten führen wollen.

Rückmeldungen, die ich oft von HRlern erhalte, sind, dass sie Unterlagen nur grob schnell überfliegen, Fragen im Gespräch aus dem Ärmel schütteln und im Gespräch intuitiv entscheiden was sie noch ansprechen wollen. Dies ist in mehrerlei Hinsicht keine empfehlenswerte Vorgehensweise. Das wissen auch die Meisten, trotzdem ist es oft der Alltag. Ich finde gute Vorbereitung aber so wichtig, dass ich es hier nochmal konkret benennen möchte, denn mangelnde Vorbereitung hat Folgen, die nicht immer offensichtlich sind und/oder oft klein geredet werden.

  • Gute Kandidaten haben die Erwartung, dass Sie die Bewerbungsunterlagen kennen und sie merken anhand der Fragen, die Sie stellen, ob Sie sie gelesen haben. Das ist ein wesentlicher Bestandteil, ob Kandidaten sich im Gespräch von Ihnen wertgeschätzt fühlen. Stichwort: Employer Branding, Candidate Experience.
  • Sie bemerken Ungereimtheiten gar nicht oder erst zu spät mitten im Gespräch und müssen dann spontan reagieren. Ihnen entgehen wichtige Fakten, die Ihnen womöglich erst nach erfolgter Einstellung aufgehen. Darüber hinaus, wie bei vorherigen Punkt auch, denken Sie auch an Ihre Außenwirkung, wenn der Kandidat bemerkt, dass Sie gerade anfangen, zu improvisieren.
  • Die Objektivität und Vergleichbarkeit Ihres Auswahlprozesses leidet. Dadurch sinkt die Validität und Sie greifen vermehrt auf Ihr Bauchgefühl zurück anstatt die Fakten zu vergleichen. Das Risiko für Fehlbesetzungen steigt, welche zu zusätzlichen Kosten und Mehraufwand für das Unternehmen führt.

Die Validität, selbst eines strukturierten Vorstellungsgespräches, ist immer begrenzt. Jedoch wenn Sie unstrukturierte Gespräche führen, können Sie auch gleich aufgrund der Bewerbungsunterlagen entscheiden wen Sie einstellen. Das macht dann kaum einen Unterschied. Das habe ich mir nicht ausgedacht, sondern das können Sie in wissenschaftlichen Untersuchungen nachlesen.

Also was tun? Hier ein paar konkrete Ideen:

  • Erstellen Sie ein Anforderungsprofil.
  • Definieren Sie erfolgreiche Verhaltensweisen für den zukünftigen Stelleninhaber (Klarheit darüber was Sie eigentlich suchen). Weiter unten gebe ich nochmal ein Beispiel.
  • Lesen Sie die Bewerbungsunterlagen sorgfältig. Gibt es Lücken im Lebenslauf? Sind die angegebenen Daten konsistent?
  • Gleichen Sie Beschäftigungszeiten und Inhalte der vergangenen Positionen im Lebenslauf mit den Angaben in dem Arbeitszeugnis ab.
  • Prüfen Sie, ob die Da-Be-Zu-Formel (Dank für die Zusammenarbeit, Bedauern über das Ausscheiden sowie gute Wünsche für die Zukunft) im Abschlusssatz vollständig ist. Denn das ist so ziemlich das Einzige, was in Deutschland nicht ohne weiteres von einem Arbeitnehmer eingeklagt werden kann.
  • Beachten Sie aber beim Zeugnislesen auch, ob das Zeugnis wirklich von einer dafür qualifizierten Person oder vom Inhaber eines 5-köpfigen Handwerksbetriebs geschrieben wurde. Sollte letzteres der Fall sein, legen Sie die Formulierungen nicht auf die Goldwaage.
  • Bereiten Sie einen Fragenkatalog vor, um eine Vergleichbarkeit aller Kandidaten zu erhalten. Damit meine ich nicht, dass die Fragen wortgetreu gleich sein müssen. Sie dürfen sich schon an dem Gesprächsverlauf und den Erfahrungen des Kandidaten orientieren. Jedoch sollten alle Kandidaten, Fragen zu ihrem Verhalten zu den für Sie relevanten Situationen und Verhaltensweisen beantworten müssen.

Ein Praxisbeispiel

Nehmen wir nochmal die technische Service-Kraft im Außendienst und das Beispiel Kommunikationsfähigkeit aus meinem Beitrag das Anforderungsprofil. Beispiele für erfolgreiche Verhaltensweisen könnten sein:

  • meldet sich regelmäßig von sich aus telefonisch bei seinem Vorgesetzten
  • spricht Kollegen aktiv an, um Arbeiten abzustimmen
  • tauscht sich mit Kollegen und/oder Vorgesetzen zu fachlich anspruchsvollen Aufgaben aus

Beispiele für Eröffnungsfragen könnten sein:

  • Beschreiben Sie bitte wie Sie in Ihrer aktuellen Position mit Ihrer Führungskraft in Kontakt stehen?
  • Beschreiben Sie wie Sie das letzte Mal mit Kollegen gemeinsam auf einer Baustelle gearbeitet haben?
  • Beschreiben Sie wie Sie zuletzt (oder Bezugnahme auf ein konkretes Projekt) vorgegangen sind als Sie eine fachlich anspruchsvolle Aufgabe bearbeitet haben?

Wenn Sie jetzt beim Lesen dachten, dass das alles sehr aufwändig ist und wirklich viel Zeit kostet, ja es ist in der Tat so. 30 -45 Minuten Vorbereitungszeit pro Kandidaten, je nach Umfang der Unterlagen, ist nicht ungewöhnlich. Es lohnt sich aber wie ich finde. Siehe dazu, die am Anfang des Artikels von mir aufgeführten Argumente. Mit wenig oder keiner Vorbereitung sparen Sie in dem Moment vielleicht Zeit, doch dafür verursachen Sie den Mehraufwand woanders: bei Imagekampagnen, bei hitzigen Debatten darüber welcher Kandidat eingestellt werden soll, bei Kündigungsverfahren und bei Recruitingprozessen für Nachbesetzungen.

 

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