Recruting trifft Agilität: Meine Scrum-Adaption des Recruitingprozesses

Seit ich begonnen habe, mich mit Agilität und dem Scrum Prozess zu beschäftigen, bin ich begeistert von dieser Arbeitsweise. In diesem Blogartikel stelle ich Ihnen meine Idee, wie ich den Scrum Prozess für den Recruitingprozess adaptieren würde, vor.

Der Scrum Prozess

Zum Einstieg will ich kurz den Scrum Prozess an sich vorstellen. Als Beitragsbild sehen Sie eine Graphik, die ihn sehr gut darstellt und verdeutlicht:

  • Das Product Backlog ist eine geordnete Liste aller Aufgaben, die abgearbeitet werden müssen, um das gewünschte Softeware-Produkt zu erstellen. Es dient als einzige Anforderungsquelle für alle Änderungen am Produkt.
  • Im Sprint Planning wird die Arbeit für den kommenden Sprint geplant. Dieser Plan entsteht durch die gemeinschaftliche Arbeit des gesamten Scrum-Teams.
  • Das Sprint Backlog ist die Menge der Aufgaben, die ausgewählt wurden, um sie im nächsten Sprint zu erledigen.
  • Das Herz von Scrum ist der Sprint, ein Zeitraum [Time Box] von maximal einem Monat, innerhalb dessen ein fertiges [„Done“], nutzbares und potenziell auslieferbares Produktinkrement hergestellt wird.
  • Das Daily Scrum ist eine Time Box von 15 Minuten für das Entwicklungsteam. Das Daily Scrum findet an jedem Tag des Sprints statt. Das Entwicklungsteam plant dabei die Arbeit für die nächsten 24 Stunden.
  • Während des Sprint Reviews beschäftigen sich das Scrum-Team und die Stakeholder gemeinsam mit den Ergebnissen des Sprints.
  • Die Sprint Retrospektive bietet dem Scrum-Team die Gelegenheit, sich selbst zu überprüfen und einen Verbesserungsplan für den kommenden Sprint zu erstellen.

Warum Scrum im Recruiting

Den Scrum Prozess auf den Recruitingprozess zu adaptieren, macht aus meiner Sicht deswegen Sinn, da so der Recruitingprozess regelmäßig reflektiert und verbessert wird. Dies gilt auch für die Zusammenarbeit mit den Fachabteilungen (den Stakeholdern). Der Prozess sieht klare Zeitfenster vor und strukturiert den Arbeitsablauf.

Ich weiß nicht wie es Ihnen geht, ich habe bisher noch keinen Recruiter kennen gelernt, der nicht mehr zu tun hatte als er eigentlich schaffen konnte. Die Prozessverbesserung findet daher oft nicht statt, weil man in erster Linie versucht  dem Berg an Arbeit Herr zu werden. Im Scrum Prozess brauchen wir nicht mehr selbst zu entscheiden, was jetzt wichtiger ist, im operativen Tagesgeschäft voran zu kommen oder den Prozess zu reflektieren, denn es ist vorgegeben. Die Zeit, die an dieser Stelle verwendet wird, hat jedoch großes Potenzial später eingespart zu werden, weil wir unser Vorgehen optimiert haben.

Auch der Austausch mit der Fachabteilung leidet oft unter der hohen Arbeitslast da man denkt, dass man die Anforderungen kennt. Oder man nimmt die Fachabteilung nicht ausreichend in die Pflicht ihren Teil beizutragen, schließlich sind sie die Experten für die Zielgruppe. Im Scrum Prozess kann sich keiner mehr aus der Verantwortung stehlen. Im Review hat jeder regelmäßig die Chance seine Ideen einzubringen und so das Ergebnis zu verbessern.

Der Scrum Recruitingprozess

Aus meiner Sicht ließe sich der Scrum Prozess wie folgt für den Recruitingprozess adaptieren:

  • Backlog: Auflistung aller Stellen, die zum aktuellen Zeitpunkt bekannt sind, dass sie besetzt werden sollen.
  • Sprint Backlog: Die Auswahl einzelner Stellen, die als nächstes besetzt werden sollen.
  • Sprint Planning: Planung und Unterteilung der Aufgaben des Recruiting-Prozess.
  • Unsere Sprints im Recruiting könnten die Schaltung der Stellenanzeige und die Suche in verschiedenen Kanälen sein, die Auswahlphase und die Vertragsverhandlung und –erstellung sein.
  • Daily Scrum: Status Meeting im Recruitingteam
  • Sprint Review: HR und Fachabteilung reflektieren die Ergebnisse der einzelnen Prozessabschnitte. Themen könnten hier sein: Wie viele Bewerbungen in welcher Qualität aus welchem Kanal sind eingegangen? Wie qualitativ hochwertig war der Auswahlprozess? Ist ein Arbeitsvertrag mit dem Wunschkandidaten zustande gekommen?
  • Sprint Retrospektive: HR intern wird der Recruiting-Prozesses reflektiert. Themen könnten hier sein: Reflektion des Prozesses hinsichtlich der beteiligten Menschen, Beziehungen, Prozesse und Werkzeuge. Was kann verbessert werden?

Beispiel Scrum Board

Ich habe eine Graphik entworfen wie ein Recruiting Scrum Board aussehen könnte. In den Unternehmen, die ich besucht habe, waren oft statt der Namen Magnete mit einem Foto neben den Aufgaben zu sehen. Das fand ich sehr charmant und habe es hier aufgegriffen.

Auf dem Scrum Board kann jedes Teammitglied sehen, wer gerade welche Aufgaben in Bearbeitung hat und welchen Status diese haben. Ich finde es ist auch ein besonders befriedigendes Gefühl zu sehen, was man schon geschafft hat. Das verliert man sonst auch schnell aus dem Blick.

Die Spalte To do symbolisiert unser Backlog, welches die zu besetzenden Stellen insgesamt darstellt. In der Spalte In Progress ist zu sehen, was gerade abgearbeitet wird. In der Spalte Blocked ist zu sehen, wenn auf Rückmeldung von einer anderen beteiligten Partei gewartet wird, z.B. der Fachabteilung, dem Kandidaten oder dem Betriebsrat. In der Spalte Done sind alle erledigten Aufgaben, hier besetzte Stellen, zu sehen.

Fazit

Aus meiner Sicht lässt sich der Recruitingprozess sehr gut als Scrum Prozess leben. Es kann die Transparenz innerhalb des Teams verbessert sowie eine höhere Kundenorientierung erreicht werden.

Graphiken erstellt durch Katharina Nolden

 

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