HR+IT: Das ungeliebte Kind Online-Bewerbungs-Tool. Ein Erfahrungsbericht.

In diesem Blogartikel teile ich meine Wahrnehmung über die Auswahl und Betreuung von HR-IT-Systemen durch den HR-Bereich. Aus meiner Sicht gibt es hier noch großen Verbesserungsbedarf, insbesondere, weil Systeme wie das Online-Bewerbungs-Tool eine große Außenwirkung haben, welche sowohl für die professionelle Wahrnehmung von HR als auch für die Candidate Experience relevant ist.

Wir HRler haben doch das Wissen über Auswahlprozesse. Wir wissen wie wir Anforderungen festlegen und wir wissen wie wir Erfolgskriterien definieren. Warum dieses Wissen nicht auch auf die Auswahl von IT-Systemen anwenden? So wie wir in Stellenanforderungen für unsere Fachabteilungen einsteigen, können wir auch in IT-Systeme einsteigen und uns Wissen aneignen. Zum Thema Arbeitsrecht holen wir uns auch wie selbstverständlich Unterstützung aus der Rechtsabteilung oder vom Arbeitgeberverband, warum fordern wir dies in Bezug auf unsere IT-Systeme nicht auch ein?

In meiner Wahrnehmung sind HR-IT-Systeme meist das ungeliebte Kind in der HR-Abteilung. In der Regel läuft es so, dass einer in der HR-Abteilung für z.B. das Online-Bewerbungs-Tool zuständig ist, jedoch ist das keine Aufgabe, die besonders große Begeisterung hervor ruft, sondern irgendwer muss sie halt machen. Zumeist handelt es sich in Bezug auf Online-Bewerbungssysteme um ein eingekauftes webbasiertes System, welche von diversen Anbietern existieren.

Während es in der Projektphase vielleicht noch  Spaß macht, sich Dienstleister einzuladen und sich Systeme vorstellen zu lassen, wird es spätestens dann zur ungeliebten Aufgabe, wenn es um die Betreuung im laufenden Betrieb geht. Es treten Fehler auf wie:

  • Die Weiterleitung von der Stellenanzeige zum Online-Portal funktioniert nicht.
  • Der gesamte Stellenmarkt ist auf einmal nicht mehr online.
  • Die Online-Login-Maske für die Unternehmensmitarbeiter steht nicht zur Verfügung.

Außerdem müssen ständig irgendwelche Daten gepflegt werden. User müssen in ihren unterschiedlichen Rollen angelegt werden (Recruiter, Betriebsrat, Führungskraft) oder auch wieder gelöscht werden. Dann müssen verschiedene Standardtexte sowie verschiedene Layouts hinterlegt und aktualisiert werden und außerdem müssen Daten aus abgeschlossenen Bewerbungsprozessen gelöscht werden. Das wird häufig zur Pflichtaufgabe, die mit wenig Enthusiasmus verfolgt wird, so mein Eindruck.

Wenn dann noch das System mal nicht funktioniert oder wenn Bedienerfehler auftreten, stellen sich auf einmal noch folgende Fragen:

  • Haben wir eigentlich mit unserem Dienstleister vereinbart wie oft im Jahr sein System fehlerhaft bzw. nicht verfügbar sein darf?
  • Wie können Daten wieder hergestellt werden, wenn man sich verklickt hat und zu viel gelöscht hat?

Besonders nervenzehrend können Updates des Dienstleisters sein. Oft wird man nicht darüber informiert und häufig treten kann Schwierigkeiten im Betrieb auf wie, z.B. funktionieren Schnittstellen zwischen dem Online-Bewerbungs-Tool und den gebuchten Jobbörsen nicht mehr. Das fällt natürlich erst dem Recruiter auf, der pflichtbewusst regelmäßig in der Jobbörse schaut, ob noch alle Stellen da sind.

Immer wenn Probleme auftauchen, landet man in einer Kundenhotline. Man hat irgendwen am Telefon, der gibt einem eine Ticketnummer und irgendwann wird das dann bearbeitet. Dann ist es gut, wenn man Service-Level vereinbart hat, damit man zumindest eine Handhabe hat, dass einem zeitnah geholfen wird. Aber was sind Service-Level eigentlich und was sollte man darin vereinbaren. Fragen über Fragen.

Die hauseigene IT ist auch keine große Hilfe. Die hat maximal vielleicht noch beim Einkauf beratend zur Seite gestanden, aber danach fühlt sich keiner mehr zuständig. So ein Online-Bewerbungs-Tool hat jedoch große Außenwirkung. Bewerber/-innen sind gezwungen mit diesem System zu arbeiten, wenn sie sich bewerben wollen. Dieser Schritt der sogenannten Candidate Experience gehört bereits zu den unbeliebtesten in dem ganzen Bewerbungsprozess (vgl. dazu meinen Artikel). Also was tun?

Demnächst werde ich einen Erfahrungsbericht zur Absolvierung eines Online-Assessments veröffentliche, um Einblick in die Candidate Experience zu geben, wenn das System fehlerhaft ist und die Brisanz des Themas einer guten Auswahl von HR-Software aufzeigen. Ein weiterer Artikel wird sich außerdem mit der Auswahl von HR-IT-Systemen befassen. Meine These ist, dass viele Kompetenzen bereits in der HR-Abteilung vorhanden sind und nur auf das Thema IT transferiert und angewendet werden müssen. Abonnieren Sie gerne meinen Blog, damit Sie die Artikel nicht verpassen.

 

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