10 Gründe warum du ein Bewerbermanagementsystem brauchst und wie du es erfolgreich einführst

Ein Bewerbermanagementsystem lohnt sich bereits, wenn 10 Stellen gleichzeitig in deiner Organisation vakant sind. Denn schon dann kommen wir mit Excellisten an unsere Grenzen. Auf welche Stelle hatte sich Herr Meyer nochmal beworben? Habe ich die Bewerbung von Frau Krüger schon an den Fachbereich weitergeleitet? Habe ich schon eine Rückmeldung zu Herrn Schmidt? Hat Herr Schulz schon eine Absage bekommen? Und dann beginnt das lustige Suchen. Bewerberadministration mit Excel zu machen, ist ineffizient und extrem fehleranfällig und für den- oder diejenige, der/die es machen muss echt Sisyphusarbeit. Eine entsprechende Software kann hier Abhilfe schaffen.

Was ist ein Bewerbermanagementsystem?

Ein Bewerbermanagementsystem ist eine Softwarelösung, die entwickelt wurde, um den gesamten Prozess der Mitarbeiter*innengewinnung zu vereinfachen und zu optimieren. Von der Veröffentlichung von Stellenanzeigen über die Verwaltung von Bewerbungen bis hin zur Kommunikation mit den Bewerber*innen – die Software unterstützt dich dabei, alles an einem Ort zu organisieren und den Überblick zu behalten.

10 Gründe für die Einführung eines Bewerbermanagementsystems:

1. Zeitersparnis: Die automatisierten Funktionen reduzieren den manuellen Aufwand erheblich. Du kannst Bewerbungen schneller sichten und Bewerberinnen und Bewerber in kürzerer Zeit kontaktieren.
2. Bessere Kandidat*innen: Durch strukturierte Prozesse und automatische Filtermöglichkeiten findest du schneller geeignete Talente, die besser zu den Anforderungen deiner Organisation passen.
3. Verbesserte Kommunikation: Ein Bewerbermanagementsystem ermöglicht eine reibungslose Kommunikation mit den Bewerber*innen, was ein positiveres Image deiner Organisation als Arbeitgeber schafft.
4. Effektives Screening: Mit voreingestellten Kriterien kannst du Bewerbungen effizienter filtern und die am besten geeigneten Kandidat*innen für weitere Schritte auswählen.
5. Bessere Teamkollaboration: Die Software ermöglicht es mehreren Teammitgliedern, zusammenzuarbeiten, Feedback zu teilen und gemeinsam Entscheidungen zu treffen.
6. Datenschutz und Compliance: Das System erleichtert die Einhaltung von Datenschutzbestimmungen und anderen rechtlichen Anforderungen bei der Speicherung und Verarbeitung von Bewerberdaten.
7. Langfristige Talentpools: Du kannst vielversprechende Kandidat*innen in einem Talentpool speichern, um sie für zukünftige Stellenangebote im Auge zu behalten.
8. Bessere Reporting-Möglichkeiten: Mit den integrierten Analysefunktionen kannst du den Erfolg deiner Rekrutierungsbemühungen messen und entsprechende Optimierungen vornehmen.
9. Mobile Bewerbungsoptionen: Ein Bewerbermanagementsystem bietet oft mobile Anwendungen, um Bewerbungen von unterwegs aus zu ermöglichen und die Reichweite deiner Stellenanzeigen zu erhöhen.
10. Kosteneinsparungen: Obwohl die Anschaffungskosten zunächst anfallen, können langfristig die Rekrutierungskosten gesenkt und die Effizienz gesteigert werden.

Wie du das richtige Bewerbermangementsystem auswählst

Da es ca. 170 Anbieter auf dem Markt gibt, ist es wichtig sich vorher ganz genau Gedanken zu machen, welche Funktionen für eure Organisation wirklich wichtig sind.

1. Prozessanalyse: Führe zunächst eine interne Prozessanalyse durch. Welche einzelnen Schritte gibt es bei euch im Recruitingprozess? Wer ist daran beteiligt? Wer hat welche Verantwortlichkeiten und Aufgaben?
2. Definiere deine Anforderungen: Erstelle eine Liste der Funktionen und Eigenschaften, die du von einem Bewerbermanagementsystem erwartest. Berücksichtige dabei die spezifischen Bedürfnisse und Prozesse deiner Organisation.
3. Marktforschung: Führe eine gründliche Marktforschung durch, um die verfügbaren Anbieter zu identifizieren. Lies Kundenbewertungen, vergleiche Funktionen und Preise und informiere dich über die Reputation der Anbieter.
4. Budget und Kosten: Setze ein Budget für die Anschaffung und Implementierung fest. Berücksichtige nicht nur die Anschaffungskosten, sondern auch eventuelle laufende Gebühren und Implementierungskosten.
5. Demo und Testversion: Fordere Demos oder Testversionen der in Frage kommenden Systeme an. Dies ermöglicht es dir, die Benutzerfreundlichkeit und Funktionalität der Systeme aus erster Hand zu testen.
6. Integration mit anderen Systemen: Überprüfe, ob das Bewerbermanagementsystem nahtlos mit den bereits in deinem Unternehmen vorhandenen HR-Systemen oder anderen relevanten Softwarelösungen integriert werden kann.
7. Skalierbarkeit: Achte darauf, dass das gewählte System skalierbar ist und sich an das Wachstum deiner Organisation anpassen kann. Du möchtest nicht in naher Zukunft erneut ein neues System suchen müssen.
8. Referenzen einholen: Frage bei anderen Organisationen nach, die das von dir in Betracht gezogene System bereits nutzen. Ihre Erfahrungen und Feedback können dir wertvolle Einblicke geben.
9. Datenschutz und Sicherheit: Stelle sicher, dass die Software den geltenden Datenschutzbestimmungen entspricht und die Sicherheit der Bewerberdaten gewährleistet ist.
10. Kundensupport: Achte auf den Kundensupport, den der Anbieter anbietet. Ein zuverlässiger Kundensupport kann bei Fragen oder Problemen eine große Hilfe sein.

Wie du ein Bewerbermanagementsystem erfolgreich einführst

Die Einführung eines Bewerbermanagement sollte auf keinen Fall im stillen Kämmerlein vorbereitet und dann top down durchgeführt werden. Denn das kann zu großer Unzufriedenheit bei den Nutzer*innen führen und dann wird es ggf. nicht unternehmensweit genutzt. Auch zu nicht zu unterschätzen ist die Zeit, die für den Prozess benötigt wird. Es gibt viel Recherche zu machen, Abstimmungen durchzuführen und Daten zu übertragen. Folgende Punkte bringen auf den Punkt, was basierend auf meiner Erfahrung besonders wichtig ist:

1. Committment der Geschäftsführung: In einigen Organisationen gibt es starke Konkurrenz, um Bewerber*innen und manche Führungskräfte mögen die Prozesstransparenz überhaupt nicht, denn dann sieht jeder wie lange sie eventuelle Bewerbungen liegen lassen oder wie viele Bewerbungen sie überhaupt haben. Damit alle das System im Anschluss auch verbindlich nutzen und nicht jede*r weiterhin seine/ihre Bewerbungen in der Schublade hortet, holt euch das Commitment der Geschäftsführung, die den klaren Wunsch ausdrückt, das dies nun das gemeinsam genutzte System ist.
2. Fachbereichsvertreter*innen einbinden: Binde von Anfang an alle, bzw. entsprechende Vertreter*innen für jede Gruppe, ein, die das System im Anschluss nutzen sollen.
3. Stakeholder einbinden: Binde von Anfang an alle weiteren Stakeholder wie Datenschutzbeauftragte, IT, Betriebsrat und Schwerbehindertenvertretung ein.
4. Zeit: Plane ausreichend Zeit ein, in der du das System mit den Daten fühlst, beispw. Vorlagen für den Email-Verkehr und Stellenanzeigen.
5. Schulungen: Bitte zu Beginn regelmäßig Schulungen an oder bitte den Anbieter darum, sodass alle, die mit dem System arbeiten sollen, eine gute Einführung erhalten.
6. Nachhaltige Planung: Denke langfristig und plane die Zukunft des Bewerbermanagementsystems. Wie wird es sich an zukünftige Anforderungen und Wachstum des Unternehmens anpassen? Eine nachhaltige Planung stellt sicher, dass das System auch in Zukunft relevant bleibt.

Fazit

Aus meiner Projekterfahrung heraus empfehle ich dringend, eine Person einzubinden, die sich mit Bewerbermanagementsystemen auskennt und weiß, wie nervig es sein kann, wenn man ein System einführt, welches nicht zu der Organisation passt. Die Anbieter von Bewerbermanagementsystemen sind sehr gut darin, Marketing zu machen und tolle Pitch-Präsentationen zu machen. Keiner von denen wird sich die Mühe machen, im Vorfeld im Detail zu schauen wie euer Recruitingprozess aussieht und wie ihr in der Organisation aufgestellt seid. Sie wollen ihr System verkaufen und werden euch versprechen, dass man fast alles anpassen kann. Was sie nicht sagen, dass sie sich die Anpassungen natürlich fürstlich vergüten lassen. Das schreibe ich hier nicht, weil ich selber solche Prozess mit Kund*innen begleite, sondern weil ich schon mit nicht für die Organisation passenden Systemen arbeiten musste. Das hat sehr viel Arbeitsaufwand für das Recruitingteam bedeutet und es gab viel Mecker aus den Fachbereichen. Tut euch das nicht an. Mit diesem Artikel habt ihr schon die grundlegenden Dinge an der Hand, die ihr beachten solltet. Wenn ihr jetzt noch jemanden hinzuzieht, der schon Erfahrung mit der Nutzung so eines Tools hat, dann kann das ganze Projekt sehr gut gelingen.

Wenn du mit mir zu diesem Thema zusammenarbeiten willst, buche gerne ein kostenfreies, unverbindliches Kennenlerngespräch.

Das ICR macht übrigens jedes Jahr eine Umfrage unter Personaler*innen wie zufrieden sie mit ihren genutzen Tools sind. Das ist keine vollstände Auswertung über alle Anbieter. Gibt aber schon mal ein Gefühl für den Markt.