10 Gründe für ein Bewerbermanagementsystem und wie du es erfolgreich einführst

Ein Bewerbermanagementsystem lohnt sich bereits, wenn 10 Stellen gleichzeitig in deiner Organisation vakant sind. Denn schon dann kommen wir mit Excellisten an unsere Grenzen. Auf welche Stelle hatte sich Herr Meyer nochmal beworben? Habe ich die Bewerbung von Frau Krüger schon an den Fachbereich weitergeleitet? Habe ich schon eine Rückmeldung zu Herrn Schmidt? Hat Herr Schulz schon eine Absage bekommen? Und dann beginnt das lustige Suchen. Bewerberadministration mit Excel zu machen, ist ineffizient und extrem fehleranfällig und für den- oder diejenige, der/die es machen muss echt Sisyphusarbeit. Eine entsprechende Software kann hier Abhilfe schaffen.

Was ist ein Bewerbermanagementsystem?

Ein Bewerbermanagementsystem ist eine Softwarelösung, die entwickelt wurde, um den gesamten Prozess der Mitarbeiter*innengewinnung zu vereinfachen und zu optimieren. Von der Veröffentlichung von Stellenanzeigen über die Verwaltung von Bewerbungen bis hin zur Kommunikation mit den Bewerber*innen – die Software unterstützt dich dabei, alles an einem Ort zu organisieren und den Überblick zu behalten.

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10 Gründe für die Einführung eines Bewerbermanagementsystems:

1. Zeitersparnis: Die automatisierten Funktionen reduzieren den manuellen Aufwand erheblich. Du kannst Bewerbungen schneller sichten und Bewerberinnen und Bewerber in kürzerer Zeit kontaktieren.
2. Bessere Kandidat*innen: Durch strukturierte Prozesse und automatische Filtermöglichkeiten findest du schneller geeignete Talente, die besser zu den Anforderungen deiner Organisation passen.
3. Verbesserte Kommunikation: Ein Bewerbermanagementsystem ermöglicht eine reibungslose Kommunikation mit den Bewerber*innen, was ein positiveres Image deiner Organisation als Arbeitgeber schafft.
4. Effektives Screening: Durch die Kategorisierung von Bewerbungen kannst du im Anschluss mit dazu passenden voreingestellten Kriterien Bewerbungen effizienter filtern und die am besten geeigneten Kandidat*innen für weitere Schritte auswählen.
5. Bessere Teamkollaboration: Die Software ermöglicht es mehreren Teammitgliedern, zusammenzuarbeiten, Feedback zu teilen und gemeinsam Entscheidungen zu treffen.
6. Datenschutz und Compliance: Das System erleichtert die Einhaltung von Datenschutzbestimmungen und anderen rechtlichen Anforderungen bei der Speicherung und Verarbeitung von Bewerberdaten.
7. Langfristige Talentpools: Du kannst vielversprechende Kandidat*innen in einem Talentpool speichern, um sie für zukünftige Stellenangebote im Auge zu behalten.
8. Bessere Reporting-Möglichkeiten: Mit den integrierten Analysefunktionen kannst du den Erfolg deiner Rekrutierungsbemühungen messen und entsprechende Optimierungen vornehmen.
9. Mobile Bewerbungsoptionen: Ein Bewerbermanagementsystem bietet oft mobile Anwendungen, um Bewerbungen von unterwegs aus zu ermöglichen und die Reichweite deiner Stellenanzeigen zu erhöhen.
10. Kosteneinsparungen: Obwohl die Anschaffungskosten zunächst anfallen, können mit dem passenden Tool, welches dem Prozessen in der Organisation zuarbeitet und es dem Recruitingteam leicht macht, langfristig die Rekrutierungskosten gesenkt und die Effizienz gesteigert werden.

Wie du das richtige Bewerbermangementsystem auswählst

Da es ca. 170 Anbieter auf dem Markt gibt, ist es wichtig, sich vorher ganz genau Gedanken zu machen, welche Funktionen für eure Organisation wirklich wichtig sind. Um für meine Kund*innen das passende System auszuwählen, gehe ich folgendermaßen vor:

1. Prozessanalyse: Ich führe zunächst eine interne Prozessanalyse durch. Welche einzelnen Schritte gibt es bei euch im Recruitingprozess? Wer ist daran beteiligt? Wer hat welche Verantwortlichkeiten und Aufgaben?
2. Definiere deine Anforderungen: Ich erstelle mit dir gemeinsam eine Liste der Funktionen und Eigenschaften, die ihr von einem Bewerbermanagementsystem erwartet. Dabei berücksichtigen wir die spezifischen Bedürfnisse und Prozesse deiner Organisation.
3. Marktforschung: Wir führen gemeinsam eine gründliche Marktforschung durch, um die verfügbaren Anbieter zu identifizieren. Das beinhaltet das Lesen von Kundenbewertungen, den Vergleich von Funktionen und Preisen und das Informieren über die Reputation der Anbieter.
4. Budget und Kosten: Du kennst es wahrscheinlich so, dass das Budget immer am Anfang eines Projektes festgesetzt wird. Da es aber so viele Anbieter mit so vielen Bezahlmodellen gibt, je nachdem wie viele Mitarbeitenden deine Organisation hat und welche Funktionen dir wichtig sind, würde ich die Analyse-Phase aus den oben genannten drei Punkten zuerst machen, damit du Eindruck erhältst, welche Kosten auf dich zukommen können. Ich finde es wichtig, das passende System auszusuchen und dann das entsprechende Budget für Anschaffung und Implementierung sowie eventuelle laufende Gebühren bewusst im Jahresbudget einzuplanen. Günstige Systeme können gut sein. Es kann aber auch sein, dass du versehentlich am falschen Ende sparst.
5. Demo und Testversion: Fordere Demos oder Testversionen der infrage kommenden Systeme an. Dies ermöglicht es dir, die Benutzerfreundlichkeit und Funktionalität der Systeme aus erster Hand zu testen.
6. Integration mit anderen Systemen: Überprüfe, ob das Bewerbermanagementsystem nahtlos mit den bereits in deinem Unternehmen vorhandenen HR-Systemen oder anderen relevanten Softwarelösungen integriert werden kann.
7. Skalierbarkeit: Achte darauf, dass das gewählte System skalierbar ist und sich an das Wachstum deiner Organisation anpassen kann. Du möchtest nicht in naher Zukunft erneut ein neues System suchen müssen.
8. Referenzen einholen: Frage bei anderen Organisationen nach, die das von dir in Betracht gezogene System bereits nutzen. Ihre Erfahrungen und Feedback können dir wertvolle Einblicke geben.
9. Datenschutz und Sicherheit: Stelle sicher, dass die Software den geltenden Datenschutzbestimmungen entspricht und die Sicherheit der Bewerberdaten gewährleistet ist.
10. Kundensupport: Achte auf den Kundensupport, den der Anbieter anbietet. Ein zuverlässiger Kundensupport kann bei Fragen oder Problemen eine große Hilfe sein.

Wie du ein Bewerbermanagementsystem erfolgreich einführst

Die Einführung eines Bewerbermanagements sollte auf keinen Fall im stillen Kämmerlein vorbereitet und dann top down durchgeführt werden. Denn das kann zu großer Unzufriedenheit bei den Nutzer*innen führen und dann wird es ggf. nicht unternehmensweit genutzt. Unterschätze auch nicht die Zeit, die für den Prozess benötigt wird. Es gibt viel Recherche zu machen, Abstimmungen durchzuführen und Daten zu übertragen. Folgende Punkte zeigen auf, was basierend auf meiner Erfahrung besonders wichtig ist:

1. Commitment der Geschäftsführung: In einigen Organisationen gibt es starke Konkurrenz, um Bewerber*innen und manche Führungskräfte mögen die Prozesstransparenz überhaupt nicht, denn dann sieht jede*r, wie lange sie eventuelle Bewerbungen liegen lassen oder wie viele Bewerbungen sie überhaupt haben. Damit alle das System im Anschluss auch verbindlich nutzen und nicht jede*r weiterhin seine/ihre Bewerbungen in der Schublade hortet, holt euch das Commitment der Geschäftsführung, die den klaren Wunsch ausdrückt, dass dies nun das gemeinsam genutzte System ist.
2. Fachbereichsvertreter*innen einbinden: Binde von Anfang an alle, bzw. entsprechende Vertreter*innen für jede Gruppe, ein, die das System im Anschluss nutzen sollen.
3. Stakeholder einbinden: Binde von Anfang an alle weiteren Stakeholder wie Datenschutzbeauftragte, IT, Betriebsrat und Schwerbehindertenvertretung ein.
4. Zeit: Plane ausreichend Zeit ein, in der du das System mit den Daten fühlst, beispw. Vorlagen für den E-Mailverkehr und Stellenanzeigen.
5. Schulungen: Biete zu Beginn regelmäßig Schulungen an oder bitte den Anbieter darum, sodass alle, die mit dem System arbeiten sollen, eine gute Einführung erhalten.
6. Nachhaltige Planung: Denke langfristig und plane die Zukunft des Bewerbermanagementsystems. Wie wird es sich an zukünftige Anforderungen und das Wachstum des Unternehmens anpassen? Eine nachhaltige Planung stellt sicher, dass das System auch in Zukunft relevant bleibt.

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Fazit

Aus meiner Projekterfahrung heraus empfehle ich dringend, die Einführung eines Bewerbermanagementsystems nur dann auf eigene Faust anzugehen, wenn es jemanden im Unternehmen gibt, der bereits Erfahrung in der Implementierung hat. Ich weiß, wie nervig es sein kann, wenn man ein System einführt, das nicht zur eigenen Organisation passt. Die Anbieter von Bewerbermanagementsystemen haben alle überzeugende Marketingmaterialien  und tolle Pitch-Präsentationen. Allerdings haben alle nur das Ziel, die eigene Software zu verkaufen. Ob die am Ende die beste für die eigene Organisation ist… Das kann am Ende nur jemand beurteilen, der sich die Mühe macht und  im Vorfeld im Detail schaut, wie euer Recruitingprozess aussieht und wie ihr in der Organisation aufgestellt seid. Anpassungen sind natürlich möglich, aber werden meiner Erfahrung nach extrem teuer.

Das schreibe ich hier natürlich auch, weil ich selbst solche Prozesse mit Kund*innen begleite.  Aber vor allem, weil ich schon mit Systemen arbeiten musste, die nicht zur Organisation gepasst haben. Das hat sehr viel Arbeitsaufwand für das Recruitingteam bedeutet und es gab viel Mecker aus den Fachbereichen. Tut euch das nicht an.

Mit diesem Artikel hast du schon die grundlegenden Dinge an der Hand, die du beachten solltest. Wenn du jetzt noch jemanden hinzuziehst, der schon Erfahrung mit der Nutzung solcher Tools hat, dann kann das ganze Projekt sehr gut gelingen.

Wenn du mit mir zu diesem Thema zusammenarbeiten willst, buche gerne ein kostenfreies, unverbindliches Kennenlerngespräch.

Das ICR macht übrigens jedes Jahr eine Umfrage unter Personaler*innen wie zufrieden sie mit ihren genutzen Tools sind. Das ist keine vollstände Auswertung über alle Anbieter. Gibt aber schon mal ein Gefühl für den Markt.